Best Practices, Tipps & To-Do’s für ein gelungenes Onboarding
Digitales Onboarding 2025: Willkommen im Team!
Im Jahr 2025 entwickelt sich der Arbeitsplatz weiterhin in Richtung hybrider Modelle, die zur neuen Norm geworden sind. Mitarbeitende erwarten Onboarding-Prozesse, die effizient, inklusiv und nahtlos in digitale Tools integriert sind. Darüber hinaus müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Onboarding-Strategien mit übergeordneten Zielen der Employee Experience übereinstimmen, einschließlich mentaler Gesundheit, Diversität und Nachhaltigkeit.
„Flexibilität ist der Schlüssel“, denn modernes Onboarding bietet nicht nur logistische Lösungen, sondern fördert von Anfang an kulturelle Zugehörigkeit und Kompetenzentwicklung.
Wir müssen also in vielen Bereichen umdenken – auch in der Einarbeitung. Doch was kann man hier tun?
Moderne Trends in der Employee Journey
- Personalisierung in großem Maßstab: Fortschrittliche Onboarding-Tools ermöglichen durch KI-gesteuerte Personalisierung individuelle Lernpfade und Erfahrungen, abgestimmt auf Rollen, Standorte und Teamdynamiken.
- Gamification: Verwenden Sie spielerische Elemente wie Punkte, Ranglisten und interaktive Herausforderungen, um Engagement und Lernen zu fördern.
- Diversität und Zugehörigkeit: Heben Sie während des Onboardings die Bemühungen Ihres Unternehmens zur Förderung von Diversität, Chancengleichheit und Inklusion hervor.
- Nachhaltigkeitsfokus: Bieten Sie umweltfreundliche Willkommenspakete an und betonen Sie Nachhaltigkeit in den Präsentationen zur Unternehmenskultur.
Mit diesem Guide möchten wir Ihnen Inspiration und Tipps an die Hand geben, wie Sie trotz dieser Veränderungen am Arbeitsmarkt eine ideale Onboarding Experience kreieren, die durch Automatisierung HR Ressourcen schont und eine wertschätzende und strukturierte Einarbeitung möglich macht.
Denn - es gibt keine zweite Chance, einen großartigen
ersten Eindruck zu hinterlassen.
Warum ist Onboarding wichtig?
Ein guter und strukturierte Einarbeitungs-Prozess macht nicht nur beim Einstieg den Unterschied. Die neuen Kolleg*innen fühlen sich mit einem persönlichen und durchdachten Willkommens-Erlebnis wertgeschätzt und bindet sie langfristig an Ihr Unternehmen.
Produktivität erhöhen
Ein strukturierter Einarbeitungs-Prozess schafft ein hohes Engagement und macht Neueinsteiger*innen schneller produktiv. Es steigert die Motivation und die Loyalität gegenüber dem eigenen Unternehmen.
Image verbessern
Erleben Neueinsteiger*innen einen optimalen Einstieg, hebt Sie das von der Konkurrenz ab und bindet Ihre Mitarbeiter*innen an Ihr Unternehmen. Begeistern Sie Neueinsteiger*innen bereits ab dem Tag der Vertragsunterzeichnung und positionieren Sie sich als modern und innovativ.
Kosten senken
Eines der teuersten Fehler ist ein unüberlegter Onboarding-Prozess. Mit einem effizienten Onboarding senken Sie die Einarbeitungszeit, den administrativen Aufwand und halten die Mitarbeiter*innen im Unternehmen.
Zeit sparen
Eine Automatisierung und Strukturierung des Onboardings schont Zeit und Ressourcen Ihrer HR und schafft den nötigen Freiraum für die persönliche Betreuung. Darüber hinaus sichern Sie eine einheitliche Qualität im Onboarding, die skalierbar ist.
Tipps für dein perfektes hybrides Onboarding
1. Kreieren Sie einen unvergesslichen Einstieg
- Ein strukturierter Plan gibt Orientierung, einen Überblick und verringert das Stresslevel, weil sich die Neueinsteiger*innen auf die Aufgaben konzentrieren können.
- Communication is Key – Kommunizieren Sie mit den neuen Talenten, führen Sie Check-Ins oder Meetings ein und bestimmen Sie konkrete Ansprechpartner*innen. Die Treffen sollen formell aber auch informell sein, um die neuen Teammitglieder auch wirklich kennen zu lernen. Zeigen Sie
- Interesse und vermeiden Sie oberflächliche oder ausschließlich fachliche Themen.
- Steigern Sie das Zugehörigkeitsgefühl und fördern Sie die Beziehung der neuen Talente zu Ihrem Unternehmen. Tipp: Überraschen Sie neue Mitarbeiter*innen mit einem personalisierten Goodie-Bag am ersten Tag. Wertschätzung statt anonymes Hallo.
- Kleine Häppchen statt große Aufgabenanweisungen – lernen in kleinen Dosen fördert die Merkfähigkeit und erhöht den Lernerfolg.
2. Denken Sie automatisiert, digital und On-Demand
- digitale Tools ermöglichen Lernpfade auf allen Geräten und to go. Die Inhalte sind jederzeit und überall verfügbar.
- Schauen Sie, dass der Prozess langfristig angelegt wird – Onboarding dauert länger als eine Woche – und im Optimalfall auch automatisiert stattfindet um HR Ressourcen zu schonen.
- Implementieren Sie Feedback während und nach dem gesamten Onboarding um den Prozess laufend zu verbessern. Bei ovos play ist die Feedback Funktion implementiert. Stellen Sie wenn möglich eine Testgruppe vor dem Ausrollen zusammen und lassen Sie diese den Pfad durchlaufen. So erhalten Sie vorab schon wichtige Verbesserungsvorschläge und Inputs.
3. Denken Sie an die gesamte Employee Journey
- Onboarding hört nie auf – binden Sie die neuen Mitarbeiter*innen von Beginn in eine Employee Journey ein. Ein permanenter Lernzyklus stellt sicher, dass das volle Potenzial erreicht wird, die Entwicklung gefördert wird und nichts vergessen wird.
- Die Geschichte, Kultur und die Werte bilden die Identität Ihres Unternehmens. Durch Informationen steigt das Zugehörigkeitsgefühl und das Verständnis für Ziele des Unternehmens – das wiederum fördert die Mitarbeiter*innen-Bindung
- Setzen Sie bei Ihrem Onboarding und der gesamten Employee Journey (zb.: Pflicht- oder Produktschulungen) Gamification für eine visuelle und spielerische Unterstützung im Onboarding-Prozess ein. Die Inhalte werden leichter aufgenommen und die Motivation sowie Intensität der Lernergebnisse steigt.
Zahlen, Daten & Fakten
Wie geht es den Neueinsteiger*innen nach einem effektiven Onboarding Prozess?
Die Mitarbeiter*innen fühlen sich mit 18-facher Wahrscheinlichkeit ihrem Unternehmen verpflichtet.
91% der Mitarbeiter*innen fühlten sich mit der Arbeit stark verbunden.
89% der Mitarbeiter*innen fühlten sich stark in ihre Unternehmenskultur integriert.
49% der Mitarbeiter*innen gaben an, innerhalb der ersten Woche einen Beitrag zu ihrem Team zu leisten.
22% der Personalwechsel passiert innerhalb der ersten 45 Tage.
4% kündigen nach einem katastrophalen ersten Arbeitstag.
Mitarbeiter*innen-Fluktuation ist darüber hinaus kostspielig und der Ersatz kann bis zu 50%-60% von einem Jahresgehalt kosten.
Mitarbeiter*innen, die ein strukturiertes Onboarding durchlaufen haben, sind mit einer 58% höheren Wahrscheinlichkeit nach 3 Jahren noch im Unternehmen.
49% der Mitarbeiter*innen, die ein effektives Onboarding durchlaufen haben, fühlen sich als Insider und sich innerhalb der ersten Woche produktiv.
The Must-Have: Digitales Onboarding!
Eine unübersichtliche Zettelwirtschaft und ewig lange PDFs sind von gestern. Durch den Einsatz von innovativen Onboarding Tools können Sie das Einarbeitungs-Erlebnis Ihrer Neueinsteiger*innen auf ein neues Level heben, während Sie den Prozess überwachen. Außerdem läuft Ihr individuelles Onboarding automatisiert ab und spart so wertvolle Ressourcen Ihrer HR Abteilung.
Durch Vorlagen oder Best Practice Beispiele der digitalen Onboarding Tools starten Sie sofort mit erprobten Modellen durch und gestalten eine interaktive Onboarding Experience, die das Engagement steigert.
Das digitale Onboarding ermöglicht die Gestaltung nach Ihrer Corporate Identity und Sie können individuelle Lernpfade für unterschiedliche Standorte, Abteilungen und Positionen einrichten. Weiters macht es einen Onboarding Prozess möglich, der jederzeit, überall und auf allen Geräten einsehbar ist.
Warum digitales Onboarding der Game Changer ist
Interaktive Trainings und Lernen in kleinen Einheiten kann die Leistung um 17% und das Engagement um 50% steigern. Verwenden Sie Videos, GIFs, Quizfragen, Checklisten oder andere interaktive Medien, um Informationen zu vermitteln.
Die Mitarbeiterfluktuation ist bei manuellem Onboarding 3x höher als bei digitalen Onboarding Prozessen.
