Preboarding – wie ein erfolgreicher Einstieg in ein neues Unternehmen wirklich funktioniert

Die Reise neuer Mitarbeiter*innen beginnt schon weit vor dem ersten Tag am Arbeitsplatz: Damit das Preboarding reibungslos gelingt und sich neue Kolleg*innen schon frühzeitig willkommen und gut aufgehoben fühlen, gilt es für Arbeitgeber*innen, einige Schritte zu beachten, sagt Edin Zahirović, Business Development bei ovos. Er rät Unternehmen, für die perfekte Candidate Experience auf hybride Modelle zu setzen – und spielerische Elemente einzubauen.

„Das beginnt beim Identifizieren von Top-Talenten, geht weiter über ein wertschätzendes Recruiting-Verfahren und beinhaltet neben Pre- und Onboarding auch den Umgang miteinander in der Firma: Der Mensch muss bei all dem im Mittelpunkt stehen und das Gefühl haben, dass man sich um ihn kümmert und sich um ihn bemüht. Immerhin sind Mitarbeiter*innen das größte Gut, das Unternehmen haben.“

Für Zahirović ist Wertschätzung, dass man den persönlichen Kontakt zu neuen Mitarbeiter*innen sucht und sich vor und während des Einstiegs ins Unternehmen um sie kümmert.

„Oft unterschreibt jemand einen Vertrag und hört dann wochenlang nichts mehr von der Firma. Da kommt man natürlich ins Grübeln: Habe ich die richtige Entscheidung getroffen, passe ich dort überhaupt hinein?“

Um das zu vermeiden, ist es wichtig, schon vorab eine Beziehung zu künftigen Mitarbeiter*innen aufzubauen.

„Zum Beispiel, indem man anruft und offene Fragen klärt, Informationsmaterial schickt oder die Menschen vorab auch mal ins Büro einlädt, um die Kolleg*innen kennenzulernen und sich in entspannter Atmosphäre zu beschnuppern.“

Während Onboarding mit dem ersten Arbeitstag startet, bezeichnet Preboarding die Phase zwischen Vertragsunterzeichnung und dem ersten Arbeitstag. Als Element in der Candidate Journey sehen wir bei ovos es als wichtigen Baustein für Engagement, Motivation, Integration und Leistungsentfaltung.

„Ich vergleiche das gern mit einer Reise der Mitarbeiter*innen in ihre neue Heimat: Je wertschätzender diese gestaltet ist, umso schneller können sie das volle Leistungspotential entfalten.

 

Davon haben alle etwas: Arbeitgeber*innen profitieren von motivierten Neueinsteiger*innen, während neue Mitarbeiter*innen schnell Erfolge in ihrem Job sehen, ihr Selbstwertgefühl gestärkt wird und sie diese positiven Erfahrungen auch nach außen hin als Markenbotschafter*innen sichtbar machen.“

„Preboarding ist mit Abstand der größte Faktor, ob ein Mitarbeiter*innen im Unternehmen bleibt oder schon in den ersten sechs Monaten kündigt. 36 Prozent der Befragten der Haufe Group Studie 2021 haben sogar schon frühe Kündigungen zwischen der Vertragsunterschrift und dem 1. Arbeitstag.“

 

Davon abgesehen sorgt gut strukturiertes Pre- und Onboarding auch dafür, dass neue Mitarbeiter*innen zufriedener, produktiver und schneller einsatzbereit sind. Wer erst tagelang seinen Rechner aufsetzen muss und sich mit Kleinigkeiten wie Urlaubsanträgen, Zeiterfassung und Softwareinstallationen aufhält, kann seine Fähigkeiten nicht von Beginn an optimal einsetzen.“

Indem neue Mitarbeiter*innen das Unternehmen Schritt für Schritt kennenlernen:

„Am Tag der Vertragsunterzeichnung erhalten sie eine Willkommensnachricht, einen Tag später wird ihnen das Team vorgestellt. Dazu gibt es in regelmäßigen Abständen Infos zu Firmengeschichte, Unternehmenskultur, Vision und Dresscode. Zu guter Letzt würde ich noch ein kleines Quiz als Vorbereitung auf den ersten Arbeitstag einsetzen, damit das Ganze schön rund ist.“

Gerade am Anfang sind bei neuen Mitarbeiter*innen viele Fragen offen: Habe ich mich richtig entschieden, wie sieht die Einarbeitungsphase aus, werde ich mich im Team zurechtfinden? Diese Ängste und Unsicherheiten muss man den Menschen nehmen, damit sie entspannt und voll leistungsfähig ins Unternehmen starten können.

Wenn man effizient arbeiten möchte und wertvolle Ressourcen für andere wichtige Dinge einsetzen möchte, hilft es, Teile dieses Prozesses zu digitalisieren. Wichtig ist, die Inhalte auch so aufzubereiten, dass sie einfach zu konsumieren sind:

„Niemand liest ein PDF mit 60 Seiten. Wenn ich den Preboarding-Prozess aber mit Micro Learning-Einheiten anreichere und interaktiv gestalte, können User*innen ganz spielerisch Informationen mitnehmen und angstfrei lernen. Dazu noch ein erzählerischer Bogen, der die Inhalte in eine Story verpackt und an konkreten Beispielen festmacht, und fertig ist die ideale Preboarding-Experience.“

„Im Gegenteil: Der spielerische Ansatz eliminiert die Vergessenskurve, weil Inhalte nicht nur konsumiert, sondern interaktiv erfahren werden und laufend der Praxisbezug hergestellt wird. Aus der Forschung weiß man schon lange, dass Spielmechanismen und smarte Algorithmen Lernen hirngerecht gestalten können, sodass man gerne und freiwillig lernt. In dem Sinne wirkt Gamification wie eine Art Klebstoff für die Aneignung von Wissen.“

„Natürlich muss die Methode zur Firmenkultur passen: Einige Unternehmen arbeiten noch strikt papierbasiert, da klappt das natürlich schlecht. Wenn die Firma aber offen ist für neue Modelle und Methoden, kann man eine App für spielerisches Lernen wunderbar in die Candidate Experience einbinden. Sie ersetzt allerdings nicht das persönliche Gespräch und den menschlichen Kontakt.“

„Im Grunde ist es Lernen am lebendigen Modell: Spielerische Lernerfahrungen können den gesamten Prozess der Wissensvermittlung im Unternehmen begleiten, vom Pre- über das Onboarding bis hin zu Produktschulungen und auch Offboarding. Mit Produkt- und Partner*innen-Schulungen holen Sie dazu auch externe Partner*innen und Stakeholder*innen mit ins Boot.“

Wichtig ist bei all dem, dass man Menschen mit realistischen Szenarien herausfordert und ins Denken bringt.

„Wenn Sie einmal die wichtigsten Use Cases aufsetzen und digitalisieren, sparen Sie sich langfristig teure und ineffiziente Schulungen im Office und erhöhen gleichzeitig die Servicequalität Ihres Unternehmens.“

„Wenn Mitarbeiter*innen gehen, sollte die Verabschiedung natürlich persönlich stattfinden. Sie können den Prozess aber unterstützen, zum Beispiel mit einer Checkliste, was alles vor dem letzten Tag noch erledigt werden muss, oder auch einer kleinen Umfrage, um Feedback von Kolleg*innen zu erhalten.“

„Ich merke, dass die Krise viele zum Umdenken gebracht hat: Unternehmen, die noch stark auf analoge Prozesse gesetzt haben, waren überrascht, wie schnell sie von Arbeitgeber*innen mit digitalen Prozessen überholt wurden. So etwas wird man sich nicht mehr leisten wollen: Ich denke, es kommt zu einer hybriden Lösung, wo der menschliche Kontakt mit digitalen Tools zumindest unterstützt wird.“

Wir haben ein weiteres Interview geführt: Mit Hannes Amon, Managing Partner von ovos sprechen wir über neue Wege der Weiterbildung in Unternehmen, Micro-Learning und wie man einen nachhaltige Lernkultur integriert.